Digitalizácia HR je jedným z trendov, ktoré sa u nás pomaly udomácňujú. Postupné prechádzanie z papierov a excelov na sofistikovanejšie nástroje tak už dnes nie je len ukážkou odvážneho a moderného kroku,ale skôr samozrejmosťou.

Je pritom v podstate jedno, o akej HR oblasti rozprávame. V dnešnej dobe majú firmy pomocou technológií možnosť zrýchliť, zefektívniť a zjednodušiť všetky svoje procesy od jednoduchej dochádzky, cez hodnotenie a vzdelávanie zamestnancov až po komplexné zamestnanecké portály.

Svet digitálnych firemných riešení však na prvý pohľad môže vyzerať pomerne zložito a to zvlášť v momente, keď sa doň rozhodnete prvýkrát vstúpiť. Ak pred takýmto míľnikom akurát stojíte a premýšľate nad otázkou, či angažovaním dodávateľa riešenia vaša práca končí, tak odpoveď je: nie tak celkom. Šikovný dodávateľ vám vie v mnohých smeroch pomôcť, avšak počas tohto procesu (od výberu riešenia až po jeho implementáciu) vás bude aj tak čakať niekoľko kľúčových krokov a rozhodnutí, ktoré budú hlavne na vás.

Tu je 7 najdôležitejších z nich:

1. Zanalyzujte svoj súčasný stav

Ak vás nadpis článku zaujal, tak minimálne tento bod už zrejme máte aspoň sčasti za sebou. Viete, že niečo nie je úplne v poriadku a chce to zmenu.

Čím ďalej však pri prvotnej analýze zájdete, tým lepšie pre vás. Prichádzajú tak prvé kľúčové otázky: máte ujasnené, v čom konkrétne váš terajší systém najviac zaostáva? Chcete iba vylepšiť svoju súčasnú metodiku alebo získať úplne nové riešenie? Ak chcete kompletne nové, viete približne aké?

2. Preskúmajte ponuku

Rozbor vašej situácie vám dá rámcovú predstavu toho, čo hľadáte, takže si môžete prejsť ponuku existujúcich produktov.

Kúpiť a implementovať hotový produkt pre vás bude časovo aj finančne najmenej náročné a pokiaľ spĺňa vaše predstavy, tak nie je čo riešiť. Na druhú stranu ho však budete môcť iba minimálne prispôsobiť svojim predstavám. Môže sa totiž stať, že vaše požiadavky budú natoľko špecifické, že ich trhové produkty nedokážu optimálne naplniť a nezískate tak presne to, čo potrebujete. Vtedy prichádza možnosť ušitia softvérového riešenia na mieru.

3. Zamyslite sa, či nepotrebujete pomoc

Ak sa vám pri prvých dvoch krokoch trochu zatočila hlava a začali ste tápať alebo pochybovať, mali by ste spozornieť. Nemusíte ísť hlavou proti múru.

Ak nemáte dostatok skúseností alebo času, tak je dobrou voľbou externý konzultant. Ten predstavuje špecialistu, ktorý sa už roky dennodenne venuje témam, pred ktorými stojíte momentálne vy. Jeho angažovaním na projekt si tak môžete prenajať prínos vo forme komplexného rozhľadu v téme a znalosti súčasných trendov. Ostrieľaný profík vás prevedie personalistickým svetom, ktorý dá do kontextu s IT, pričom pomocou poznania trhu a best practices vám dokáže poskytnúť rady nielen o softvéri, ale aj o obsahu, ktorým ho budete môcť naplniť.

4. Vytvorte špecializovaný tím

Ide o skupinu ľudí z vašej spoločnosti, ktorá bude spolupracovať s dodávateľom pri tvorbe a implementácii riešenia.

Výber členov takéhoto tímu závisí od cieľovej skupiny vytváraného softvéru – ak chcete čisto manažérsky nástroj, vyberajte z týchto radov; ak chcete širšie zamerané riešenie, zapojte nadriadených aj podriadených z dotknutých oblastí. V ideálnych prípadoch ide o päť- až sedemčlennú skupinu, v ktorej sú jasne dané rozhodovacie kompetencie a v ktorej by nemal chýbať váš najskúsenejší odborník na danú problematiku. Prizvanie jedného nezaujatého člena však tiež nebýva na škodu.

5. Ujasnite si ciele

Máte za sebou analýzu, takže už viete, v čom je problém a máte špeciálnu skupinu spolupracujúcu na jeho riešení.

Skúste sa zamyslieť nad tým, ako si predstavujete výsledný produkt. Povedzme, že chcete napríklad zdigitalizovať svoj proces hodnotenia zamestnancov. Chcete však surový nástroj na zber a vyhodnotenie dát, ktorý otvoríte raz do roka alebo chcete interaktívny systém, ktorý by mal aj zvýšiť angažovanosť zamestnancov? Tu prichádza moment, kedy výsledkom svojej analýzy dáte reálne obrysy, spojíte ich so svojimi očakávaniami a môžete ich porovnať s vašimi rozpočtovými možnosťami.

6. Definujte si rozsah nástroja

Počas tvorby riešenia môžete naraziť na myšlienku, že výsledný produkt by mohol pokryť širšie pole, než sa pôvodne plánovalo.

Vráťme sa k príkladu s hodnotením. V tejto situácii by pre vás mohol byť zaujímavý nástroj, ktorý by hodnotenie zamestnancov prepojil s ich následným odmeňovaním, prípadne so spomínaným zvýšením angažovanosti. Vytvoriť integrovaný systém viacerých nástrojov nie je problém a má množstvo výhod, no urobiť takéto rozhodnutie v strede implementácie môže pomerne zamiešať karty. Ak sa však rozhodnete dopredu a zahrniete to do plánovania, ušetríte si kopu zbytočných starostí a stresu.

7. Nepodceňujte internú komunikáciu

V tejto fáze už máte relatívne podrobnú predstavu o nástroji, ktorý potrebujete; viete, aké parametre má spĺňať, v čom je jeho pridaná hodnota a viete, ktorí ľudia sa budú podieľať na jeho implementácii.

Nezabudnite však venovať dostatok času a priestoru na poskytovanie priebežných informácií v rámci firemného prostredia. Uistite sa, že každý kto bude nástroj využívať, pozná jeho silné stránky a dôvody, prečo ste zvolili práve toto riešenie.

Je dôležité, aby ste s každým z týchto ľudí, vrátane vedenia spoločnosti, boli na jednej lodi a všetci ste mali od výsledku rovnaké očakávania. Softvérové riešenia sú totiž v konečnom dôsledku predsa len nástroje a kľúčoví budú jeho používatelia. Pri dostatočnej príprave na tento projekt sa však dá mnohým prekážkam ľahko vyhnúť a keď si kľúčové rozhodnutia premyslíte dopredu a bez stresu, tak budete s výsledkom oveľa spokojnejší.

Ak premýšľate nad digitalizáciou svojich procesov a hodila by sa vám pomocná ruka, ozvite sa nám a dohodneme si nezáväznú konzultáciu na [email protected].