Na prvý pohľad sa môže zdať, že cloud si podmanil softvérový svet v cézarovskom štýle – skrátka prišiel, videl a porazil tradičné On Premise riešenia svojím prepojením funkčnosti, jednoduchosti a dostupnosti.
V niektorých oblastiach je už táto dominancia jasná na prvý pohľad, no ak sa pozrieme na pole komplexných HR riešení, tak vidíme stále prekvapivo vyrovnaný súboj.
My máme možnosť sledovať závod týchto dvoch platforiem už od začiatku a zo zaujímavého uhlu dodávateľa SAP riešení. Práve SAP je totiž jedným z technologických gigantov, ktorý v dnešnej dobe stále ponúka a podporuje HR riešenia postavené na cloude (SAP SuccessFactors) aj On Premise (SAP HCM).
Mnoho našich zákazníkov, ktorí dnes plánujú svoje systémy zmodernizovať alebo rozšíriť o nové funkcie, si preto často lámu hlavu nad tým, či stavia na overenú istotu vo forme rozšírenia svojho On premise riešenia alebo sa pustia do cloudového dobrodružstva.
Ak stojíte pred podobnou výzvou, pozrite sa na hlavné faktory, v ktorých sa podľa nás odzrkadľujú najvýraznejšie rozdiely.
Chystáte sa na digitalizáciu, modernizáciu alebo rozšírenie svojho HR systému? Ozvite sa nám a na nezáväznej konzultácii si prejdeme možnosti, ktoré sú pre vás najvhodnejšie.
On premise vs cloud: základné porovnanie
Základný rozdiel medzi oboma platformami vychádza z ich stavebných kameňov. On premise predstavuje riešenie, ktoré má zákazník lokálne nainštalované na svojich serveroch a počítačoch. Je teda sám sebe pánom a v plnej miere vlastní a udržuje všetok hardvér aj softvér potrebný na fungovanie svojho riešenia.
Na druhej strane stojí cloud, ktorý procesy ponúka ako službu (často používaná skratka je SaaS – Software as a Service). Zákazník teda nepotrebuje vlastné dátové centrum a na využívanie softvéru mu stačí bežný internetový prehliadač. Vo všeobecnosti tak môžeme rozdiel medzi On Premise a cloudom zjednodušiť ako rozdiel medzi nákupom a prenájmom riešenia.
Cena
Zákazníci, ktorí zvolia On Premise riešenie, musia rátať s vysokými počiatočnými nákladmi. Ide o dlhodobú investíciu, ktorá zahŕňa licenciu a implementáciu softvéru aj prispôsobenie hardvérovej infraštruktúry.
Najvýraznejšia časť týchto nákladov je však viac – menej jednorazová a z dlhodobého horizontu už následne hrajú rolu hlavne náklady spojené s údržbou serverov (ľudia, elektrina, priestory, servis a priebežné obnovovanie hardvéru) a cenou licencií.
Pri cloudových riešeniach bývajú počiatočné náklady nižšie, starostlivosť o servery úplne odpadá a licencie sa nezakupujú jednorazovo, ale vo forme pravidelných poplatkov za službu. Poskytovatelia cloudových riešení vo všeobecnosti razia filozofiu transparentnosti, ktorá je postavená na tom, že zákazník platí iba za to, čo reálne využíva.
Výška mesačných poplatkov preto býva nastavená podľa počtu používateľov a zahŕňa všetky súvisiace náklady, vďaka čomu je jednoduché ich dlhodobo odhadnúť a naplánovať.
Na druhú stranu náklady za cloudový softvér sa za niekoľko rokov môžu vyrovnať cene implementácie On Premise riešenia, takže rozhodnutie stojí na vašich prioritách a výraznú rolu pri výslednom rozhodnutí tak zohrávajú nasledujúce faktory z tohto zoznamu rozdielov.
Údržba a aktualizácie
Z dlhodobého pohľadu má zákazník po implementácii a zaškolení používateľov svoje On Premise riešenie celé vo svojich rukách, čo je na jednej strane rozhodne výhoda. Výhoda vlastníctva však prináša aj zodpovednosť za udržiavanie a chod serverov a takisto aktuálnosť softvéru.
V prípade potreby akýchkoľvek zmien tak môžete za dodatočné náklady hocikedy zasiahnuť implementovaním novej funkcionality alebo iného vylepšenia, ktoré sa vám momentálne hodí. Ako príklad môžeme spomenúť prispôsobenie systému požiadavkám GDPR, v rámci ktorého sme vyvinuli špeciálny nástroj GP Toolkit, ktorý sme integrovali do zákazníckych SAP HR systémov.
Poskytovatelia cloudových riešení si túto zodpovednosť berú celú na seba, takže starostlivosť o servery je zahrnutá v cene licencie, kam spadajú aj pravidelné aktualizácie. Tie pri SAP SuccessFactors prichádzajú v trojmesačných intervaloch. Ak sa vrátime k príkladu s GDPR, tak prispôsobenie systému požiadavkám tohto nariadenia bolo súčasťou štandardnej aktualizácie.
Tieto priebežné vylepšenia však predstavujú celoplošné aktualizácie pre všetkých používateľov a nezahŕňajú špecifické požiadavky jednotlivých zákazníkov.
Možnosti prispôsobenia
Prispôsobovanie riešenia zákazníkovi je dlhodobý tromf SAP On Premise systémov, ktoré v tomto smere ponúkajú nesmierne široký priestor. Aj vďaka nemu sme sa za viac než 15 rokov nestretli so špecifickou požiadavkou zákazníka, ktorá by sa nedala splniť.
Treba však rátať aj s tým, že takéto prispôsobovanie a návrhy nových procesov sa premietnu do výslednej ceny aj dĺžky implementácie.
Cloudové riešenia tak pri tejto otázke ťahajú za kratší koniec. Sú spravidla menej flexibilné a vo všeobecnosti platí, že On Premise riešenia sa prispôsobujú zákazníkovi a pri cloudových sa skôr zákazník prispôsobuje možnostiam softvéru, pretože predstavuje „krabicovú“ verziu produktu.
Je tu však aj druhá strana mince. Veľkí poskytovatelia cloudových systémov ako SAP pracujú s miliónmi používateľov po celom svete a na základe týchto skúseností vylepšujú svoje riešenia tak, aby neustále spĺňali aktuálne požiadavky moderného HR. Tieto vylepšenia sa následne k používateľom priebežne dostávajú vo forme aktualizácií.
Cloudy však pri tejto otázke nie sú úplne nedotknuteľné a do určitej miery sa prispôsobovať predsa len dajú, pretože umožňujú rozšírenia. Príkladom môže byť Idea Matters – oficiálne extension, ktoré sme vyvinuli pre SuccessFactors. Prípadný vývoj rozšírení na mieru nás však vracia k vyšším nákladom aj dobe potrebnej na implementáciu.
Celkovo je teda táto otázka prispôsobovania sa cloudovému softvéru výhodou aj nevýhodou. Na jednej strane má zákazník zviazané ruky, pretože síce dokáže rozširovať systém, ale nedokáže zmeniť jeho základ. Na druhú stranu ho to tlačí k prispôsobovaniu sa štandardu, ktorý však vychádza z celosvetových skúseností.
Implementácia
Návrh a implementácia kvalitného a komplexného HR riešenia nie je otázka dní ani týždňov. Pri On Premise systémoch je tento proces ovplyvnení veľkým množstvom faktorov od rozsahu riešenia až po prípadné navrhovanie procesov na mieru, čo nás vracia k otázke, do akej miery sa chce zákazník prispôsobiť štandardom. Vo všeobecnosti však býva tento typ implementácie časovo náročnejší oproti cloudovým implementáciám.
Kratšia doba potrebná na implementáciu Cloudových riešení vychádza z ich povahy hotových produktov, takže pri nich nie je potrebné riešiť inštaláciu, ale „iba“ prenesenie vašich dát a konfiguráciu systému podľa vašich požiadaviek a potrieb.
Pri komplexnejších softvéroch, akým sú aj jednotlivé moduly SuccessFactors, sa však doba od plánovania implementácie po odovzdanie riešenia pohybuje v mesiacoch.
Bezpečnosť a dostupnosť
Pri plánovaní HR systémov je ich zabezpečenie jednou z kľúčových tém, pretože pracujú s množstvom citlivých dát vrátane osobných údajov.
V tejto otázke nás hlavný rozdiel medzi cloudom a On Premise vracia k tomu základnému – On Premise riešenie má firma nainštalované na vlastných serveroch, takže o úrovni softvérového zabezpečenia rozhoduje už pri plánovaní a implementácií svojho systému.
Z dlhodobého horizontu je potom bezpečnosť podmienená správnou údržbou a starostlivosťou o servery, čo ide ruka v ruke aj s dostupnosťou funkcionalít daného riešenia.
Výhodou On Premise riešení je tak vedomie, že citlivé dáta máte pod vlastnou strechou, máte nad celým riešením plnú kontrolu a zároveň je dostupné aj v prípadoch, kedy vypadne internet. Určitými nevýhodami je naopak nutnosť neustálej starostlivosti o servery a v prípade výpadkov je na vás, aby ste hľadali a vyriešili príčinu problému.
Pri cloudových riešeniach je situácia opačná a zodpovednosť za bezpečnosť a dostupnosť si berie v plnej miere na seba ich poskytovateľ. Pri SuccessFactors hovoríme o deklarovaní dostupnosti, spĺňaní bezpečnostných noriem (ISO 27001) a štandardom je aj disaster recovery, či šifrovanie a redundancia dát.
Výhodou veľkých poskytovateľov cloudov je tak práve ich veľkosť. Vďaka nej pracujú s rozsiahlym systémom vlastných dátových centier a zároveň im umožňuje relatívne rýchlo detekovať a globálne riešiť akúkoľvek bezpečnostnú zraniteľnosť, ktorá sa môže objaviť.
V téme dostupnosti má cloud výhodu aj vďaka jednoduchému prístupu cez internetový prehliadač a bez inštalácie. Bez problémov sa tak pripojíte aj z mobilných zariadení a takisto aj v prípadoch, kedy nemáte po ruke svoj pracovný počítač, ale iba súkromný.
Za určitú nevýhodu tak môžeme považovať iba to, že v prípade akýchkoľvek výpadkov alebo problémov máte opäť zviazané ruky a ostáva iba čakať, kým ich poskytovateľ nevyrieši.
Ak sa ešte raz pozrieme na otázku, či je naozaj problém, prechovávať citlivé dáta mimo firmy, tak môžeme hovoriť skôr o určitom psychologickom bloku. Predsa len, bezpečnosti SuccessFactors dôverujú vo svete firmy ako EY a Volkswagen Group a u nás napríklad automobilka KIA alebo Slovenské Elektrárne. Cloudy pritom nerobia žiadne rozdiely – ak sa rozhodnete využívať SuccessFactors, vaše HR dáta budú rovnako zabezpečené, ako u spomenutých firiem.
Pohľad do budúcnosti
Ak sa objektívne pozrieme na tieto základné rozdiely, tak cloud a On premise dnes predstavujú vo svete komplexných HR riešení rovnocenné platformy. Každá má svoje silné a slabé stránky a rozhodovanie medzi nimi je otázkou preferencií firiem a ich stratégií plánovania nákladov a inovácií.
Tento pohľad sa však mení v momente, keď sa skúsime pozrieť o niekoľko rokov dopredu. Cloud totiž v posledných rokoch vo všetkých smeroch dobehol On Premise riešenia a pokračuje v rýchlom tempe progresu ďalej, zatiaľ čo tradičné On Prem systémy začínajú stagnovať na mieste.
Táto situácia je daná tým, že svetoví poskytovatelia riešení sa už sústreďujú primárne na cloudy. Viacerí už aj dávnejšie avizovali plány, že v blízkej dobe On Premise platformy postupne úplne opustia, aj keď situácia v praxi ich už neraz prinútila presný termín o niekoľko rokov posunúť.
Nachádzame sa teda presne v období prelínania jednotlivých ér. On Premise riešenia sú stále plne funkčné a dostatočné, no postupne ich nahrádzajú mladšie a svižnejšie cloudové alternatívy. A aj keď je presný čas, kedy táto zmena nastane v plnej miere zatiaľ nejasný, tak isté je, že skôr či neskôr určite príde.
On Prem systémy tak dnes predstavujú riešenia, pri ktorých už treba rátať s tým, že budú podporované iba do určitého obdobia, čo výrazne vstupuje do rozhodovania, či sa do nich oplatí v dnešnej dobe investovať. Prechod na cloud tak dnes stále nie je úplnou nevyhnutnosťou, no rozhodne je to krok do budúcnosti, ktorá už je jednou nohou tu.
