Spracovávanie a výmena HR dokumentov, ktoré obsahujú citlivé dáta, boli dlhé roky doménou papierového offline sveta. Vytlačiť, odoslať, vyplniť, podpísať, odoslať, skontrolovať, archivovať.
Vlna digitálnej transformácie túto oblasť naoko obchádzala a firmy boli odkázané na papier, pero a poštu. Do veľkej miery to spôsobovali legislatívne obmedzenia, ktoré výrazne limitovali technologické možnosti.
Situácia sa však sa otočila a zákonodarci postupne rozväzujú biznisu ruky. Možnosti akceptovaných foriem podpisovania sa rozšírili k dostupnejším metódam a vymedzenie bezpečnostných mantinelov ostalo hlavne na pleciach nariadenia GDPR a Zákona o ochrane osobných údajov. A to už je technologické ihrisko, na ktorom firmám sa oplatí hrať.
Ako to môže vyzerať v praxí? Našou odpoveďou je balík rozšírení pre cloudové riešenie SAP SuccessFactors s názvom HR Paperless.
Osobný spis na jeden klik
Základom riešenia je EOS (Elektronický osobný spis). Používatelia s ním získajú svoj virtuálny priestor a digitálny archív, ktorý im umožňuje jednoduchý prístup ku všetkým dokumentom, ktoré ako zamestnanci prijali a odovzdali.
HR dokumenty pohodlne, online a z zjedného miesta
Na poli digitalizácie dokumentov umožňuje riešenie škálovateľnosť na základe rolí a oprávnení. Používateľom na špecifických pozíciách sa okrem prístupu k EOSu otvárajú aj ďalšie aplikácie pokrývajúce funkčnosti potrebné na pokrytie digitálneho toku dokumentov.
01
GENEROVANIE
V aplikácii sú pripravené dokumenty, s ktorými môžu používatelia pracovať a šablóny, ktoré si môžu upravovať a prispôsobovať.
Zahrnuté dokumenty: Základné balíky obsahujú 10 variabilných šablón ako napriklad dohoda o home office, potvrdenie o zdaniteľných príjmoch alebo dohoda o elektronickom podpise.
02
DISTRIBÚCIA
Vygenerované dokumenty môžu používatelia osobne alebo hromadne odoslať podľa nastaviteľných parametrov a filtrov.
03
PODPISOVANIE
Adresát prijatý dokument elektronicky podpíše cez digitálny podpis zamestnanca alebo overením identity cez integráciu treťostranových riešení ako ZenID Trask či Esign.
Best Practise: Možnosťou stále ostáva aj hybridná forma elektronického generovania a papierového podpisovania. Medzi našimi klientmi je dnes práve tento workflow najviac využívaný.
04
ARCHIVÁCIA
Po digitálnom podpise sa dokument archivuje. V prípade listinného podpisu môže byť naskenovaný a nahraný do systému, vďaka čomu sa zamestnancovi následne zobrazí v jeho EOSe.
Evolučný skok
Riešenie sme vybudovali na technológií SAP BTP, čo umožňuje jednoduchú a plynulú integráciu do SAP SuccessFactors ekosystému.
V otázkach funkčností prináša evolúciu procesov a moderné štandardy a zároveň maximalizuje pridanú hodnotu, ktorú technológie a digitalizácia môžu priniesť do témy obehu dokumentov.
HR Paperless neprináša iba elementárnu elektronizáciu. Okrem základných procesov dáva používateľom k dispozícii aj široké spektrum pomocných transakcií, ktoré výrazne šetria čas a zjednodušujú pracovný život.
Príkladom je komplexný prehľad nad všetkými dokumentmi v reálnom čase, ktoré si používateľ môže filtrovať a usporiadať podľa potreby, napríklad na odoslané, podpísané alebo čakajúce na podpis a podobne.
Podľa špecifických parametrov si zároveň môže nastaviť automatizované odosielanie urgencií či notifikácií o blížiacich sa expiráciách alebo termínoch podpisu.
Na ceste k digitálnej transformácii
Technológie napredujú. Zamestnanci sa vďaka nim už môžu lepšie sústrediť na hodnotnejšie činnosti ako repetitívnu administratívu. Tú už dnes môžete pokojne prenechať digitálnym nástrojom a automatizácii.
Je čas na digitálnu transformáciu?
Nechajte nám na seba kontakt. Náš špecialista na HR Paperless sa Vám ozve a preberie potenciál tohto riešenia vo Vašej organizácii.
Content specialist
